Onkosten raad van bestuur

In zijn vergadering van 27 mei 2024 heeft de raad van toezicht het geactualiseerde onkostenbeleid voor de raad van bestuur goedgekeurd. De tekst daarvan luidt als volgt:

In het kader van maatschappelijke verantwoordelijkheid en transparantie verantwoordt Yulius jaarlijks openbaar welke onkosten door de raad van bestuur zijn gemaakt ten behoeve van de uitoefening van zijn functie.

Bij het maken en declareren van kosten betracht de raad van bestuur soberheid en neemt in acht dat de kosten redelijk zijn en uitsluitend voor het uitoefenen van de functie.
Bij het maken van onkosten volgt de raad van bestuur de voor werknemers van de instelling gebruikelijke kaders en de CAO Geestelijke Gezondheidszorg en/of CAO PO/VO, voor zover niet anders vastgelegd, bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst afgesloten met de raad van toezicht.

Ter beschikkingstelling en/of vergoedingen opgenomen in de arbeidsovereenkomst:
o (Mobiele) communicatiemiddelen (inclusief laptop)
o Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering
o Rechtsbijstandsverzekering
o Lidmaatschap NVZD

Onkostenvergoedingen
De volgende kosten komen in aanmerking voor vergoeding:
o Zakelijke horecabestedingen
o Dienstreizen openbaar vervoer
o Parkeerkosten (fiscaal belaste vergoeding)
o Vakliteratuur, tijdschriften en abonnementen op eigen naam
o Representatiekosten in het kader van vertegenwoordiging van de instelling
o Entreegelden voor vakbeurzen of deelname aan seminars, lezingen en/of symposia
o Intervisiekosten
o Andere daadwerkelijk gemaakte kosten in het kader van de functie-uitoefening
o Binnenlandse verblijfskosten, in geval van een zakelijk extern verblijf (betreft
overnachtingkosten, diner en ontbijt) ¹
o Buitenlandse reis- en verblijfkosten ²

Onderstaande specifieke vergoedingen dienen vooraf goedgekeurd te worden door de raad van toezicht:
o Opleidingskosten & coaching

Geschenken en uitnodigingen
o De raad van bestuur maakt melding van alle geschenken van zakelijke partners boven € 25,-.
o De raad van bestuur accepteert geen uitnodigingen van externe partners met een recreatief element, tenzij het belang van de Stichting daarmee wordt gediend. Daar waar er twijfel is over nut en noodzaak en/of de schijn van zakelijke beïnvloeding aan de orde zou kunnen zijn, bespreekt de raad van bestuur voor acceptatie de uitnodiging met de raad van toezicht.
o Uitnodigingen van externe partners waar een binnen- of buitenlands verblijf onderdeel van uitmaakt behoeven voorafgaand aan acceptatie de goedkeuring van de raad van toezicht.

Verantwoording en transparantie
De raad van bestuur verstrekt jaarlijks gespecificeerd inzicht in de gemaakte onkosten:
¹ Indien het verblijf structureel voorkomt dan wordt vooraf via de voorzitter raad van toezicht toestemming gevraagd aan de raad van toezicht.
² Indien het verblijf structureel voorkomt dan wordt vooraf toestemming gevraagd, de voorzitter Raad van Toezicht wordt geïnformeerd over de reis en het verblijf.

● Vaste en andere onkostenvergoedingen
● Binnenlandse en buitenlandse reiskosten
● Verblijfskosten
● Opleidingskosten
● Overige kosten

Deze verantwoording bestaat uit een overzicht, met waar nodig een toelichting, dat
openbaar wordt gemaakt in het jaarverslag. Declaraties van de raad van bestuur worden door directeur Mens en Organisatie afgetekend en door de remuneratiecommissie en accountant gecontroleerd.

Dit beleid en het jaarlijkse overzicht worden op de website van Yulius gepubliceerd. De raad van toezicht is verantwoordelijk voor dit beleid en ziet toe op de naleving.